W przypadku popełnienia błędu, wymiany lub zwrotu towaru należy dokonać wpisu w odrębnej ewidencji. W kasie fiskalnej nie ewidencjonuje się bowiem ani zwrotów towarów ani uznanych reklamacji towarów i usług.
Przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wymieniają, jakie informacje powinny znaleźć się w takiej odrębnej ewidencji w przypadku zwrotu lub uznanej reklamacji – są to:
- data sprzedaży,
- nazwa towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
termin dokonania zwrotu towaru bądź reklamacji towaru lub usługi, - wartość brutto zwracanego towaru bądź wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość VAT należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
- zwracana kwota (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
- protokół przyjęcia zwrotu towaru bądź reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
Po ujęciu zwrotu lub uznanej reklamacji w odrębnej ewidencji, aby określić wysokość podatku należnego z tytułu zaewidencjonowanej przy pomocy kasy sprzedaży należy skorygować o te wartości dane pochodzące z raportu fiskalnego (okresowego).
Z inną sytuacją mamy do czynienia w przypadku błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży – np. pomyłki w ilości lub cenie towaru, zaewidencjonowaniu na kasie sprzedaży towarów, której nie było albo przy pomyłce w stawce VAT (np. zamiast 8% naliczono 80%). Jak wynika z interpretacji urzędowych, oczywista pomyłka to taka, która jest łatwa do zauważenia, a jej „oczywistość” wynika z niedokładności i nasuwa się każdemu bez potrzeby dodatkowych ustaleń, dokumentów. W razie takiej pomyłki korekta polega na ujęciu w odrębnej ewidencji:
- błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego),
- krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.